Akta osobowe. Prowadzenie. Dokumenty. Ochrona danych + wzory do pobrania

Książka to praktyczny poradnik, który szczegółowo przedstawia, jak prowadzić akta osobowe oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy zgodnie z prawem, tak by ustrzec się błędów na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Publikacja uwzględnia duże zmiany w prawie pracy, które miały miejsce w 2023 r., i ich wpływ na prowadzenie akt osobowych, wynikające z:

• ustawy z 1.12.2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną oraz kontrolę trzeźwości pracowników,
• ustawy z 9.3.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 641), która wprowadziła do Kodeksu pracy przepisy mające na celu równoważenie życia zawodowego z prywatnym pracowników (tzw. work-life balance).

Ponadto książka uwzględnia nowelizacje rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także planowaną nowelizację rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy.

W książce omówiono wszystkie działania, które umożliwiają zgodne z prawem wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W szczególności wskazano:

• w którym momencie dokumentacja pracownicza powinna zostać utworzona,
• jak technicznie wygląda wzorcowa teczka akt oraz pozostała indywidualna dokumentacja pracownicza,
• jak numerować dokumenty i zachować chronologię,
• jakich dokumentów nie można składać do akt w oryginale,
• w jakich warunkach przechowywać akta osobowe w zależności od ich postaci (papierowa, elektroniczna),
• jaka jest procedura dygitalizacji akt,
• jak długo należy archiwizować akta osobowe,
• kogo i jak należy poinformować o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy,
• jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i jak je naprawiać.

Ponadto w publikacji zawarty został szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których najczęściej pojawiają się błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności. W szczególności, punkt po punkcie, omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolności do pracy oraz wielu innych. Przedstawiono też wzory tych dokumentów w wersji uwzględniającej zmiany wprowadzone nowelizacjami Kodeksu pracy z 1.12.2022 r. oraz z 9.3.2023 r. Całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.

Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takimi jak np.: przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy czy tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym.

Problematyka akt osobowych zilustrowana została dużą liczbą przykładów, które są odpowiedziami na rzeczywiste pytania zgłaszane przez pracowników działów kadr. W książce uwzględniono ponadto aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.

Dzięki tej książce Czytelnik dowie się m.in.:

• Jakie nowe dokumenty powinny być umieszczane w aktach osobowych po 26.4.2023 r.?
• Jakie zmiany wprowadziły do akt osobowych nowelizacje Kodeksu pracy związane z badaniem trzeźwości pracowników, pracą zdalną oraz równoważeniem życia zawodowego i rodzinnego?
• Co należy zrobić ze starą dokumentacją badań trzeźwości pracowników?
• Jaki jest wzór świadectwa pracy po 26.4.2023 r.?
• Jakie elementy powinna zawierać nowa informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia?
• Co się zmieniło w treści umowy o pracę na okres próbny?
• Kiedy powstaje i na czym polega obowiązek tworzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
• Czy można prowadzić część dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a część w wersji elektronicznej?
• Jakie techniczne parametry powinna spełniać teczka papierowa oraz e-teczka akt personalnych?
• Jak krok po kroku postępować z nowym dokumentem złożonym przez pracownika?
• Jakie obowiązki ma pracownik administrujący aktami osobowymi w zakresie ochrony danych osobowych?
• Komu i w jakim trybie pracodawca ma obowiązek udostępnić akta osobowe pracownika?
• Czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika np. kserokopii dowodu osobistego, notatki służbowej oceniającej jakość pracy, CV ze zdjęciem, kserokopii aktu małżeństwa lub urodzenia dziecka albo korespondencji z komornikiem?

Publikacja pozwala sprawdzić, czy przyjęte i funkcjonujące w zakładzie procedury postępowania z dokumentacją osobową nie naruszają przepisów i zasad prawa pracy. Szczególną uwagę zwrócono przy tym na aspekt ochrony danych osobowych, które zawarte są w każdym dokumencie składanym do tych akt.

W publikacji czytelnik znajdzie również odpowiedzi na następujące pytania:

• Czy na żądanie pracownika trzeba mu skserować całą teczkę osobową?
• Czy dokumenty składane do akt należy potwierdzać za zgodność z oryginałem?
• Czy z akt należy usuwać dokumenty, które straciły już swoją przydatność?
• Czy pracodawca będący osobą fizyczną może przechowywać akta osobowe po zlikwidowaniu działalności?
• Jakie treści przechowywane są w częściach D i E akt osobowych?
• Czy przyjmując pracownika po kilku latach przerwy, można wykorzystać starą teczkę osobową?
• Na kim spoczywa odpowiedzialność za akta po powierzeniu ich prowadzenia przez firmę zewnętrzną?
• Czy kopię świadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia sporządzonego w języku obcym trzeba przed złożeniem do akt przetłumaczyć?
• Czy od każdego pracownika można wymagać udostępnienia zdjęcia do celów służbowych?
• Kiedy pracodawca może wykorzystać orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy uzyskane przez pracownika w poprzednim zatrudnieniu?
• Czy pracodawca ma obowiązek sporządzenia i złożenia do akt osobowych tzw. obiegówki?

W książce znajdują się m.in. wzory dokumentów:

• informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu umowy o pracę,
• skierowanie na badanie profilaktyczne,
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
• oświadczenie o udostępnieniu wizerunku do celów służbowych,
• karta obiegowa w związku z zakończeniem zatrudnienia,
• umowa o pracę na okres próbny,
• informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia w wersjach: opisowej oraz wskazania odpowiednich przepisów,
• porozumienie stron rozwiązujące umowę,
• świadectwo pracy,
• opinia o pracy pracownika,
• spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych.