Bezpieczeństwo danych i IT w kancelarii prawnej radcowskiej/adwokackiej/notarialnej/ komorniczej. Czyli jak bezpiecznie przechowywać dane w kancelarii prawnej

Prezentowana publikacja stanowi szczegółowe omówienie kwestii związanych z bezpieczeństwem danych i IT w kancelarii prawnej (radcowskiej, adwokackiej, notarialnej, komorniczej). Cyfryzacja w istotny sposób wpływa na społeczeństwo i poszczególnych ludzi, a także na sposoby zachowania się i komunikowania, w tym dokonywanie czynności prawnych. I w tym wszystkim musi odnaleźć się prawnik zarówno jako profesjonalista wspierający wyżej wskazane procesy, jak i osądzający spory, także jako zwykły użytkownik systemów teleinformatycznych.

Niniejsza publikacja ma na celu przybliżenie roli prawnika jako użytkownika systemów elektronicznych, wypełniającego przynajmniej w minimalnym zakresie wymagania prawne związane z jego funkcjonowaniem w środowisku elektronicznym oraz ma pomóc w spełnieniu wymogów RODO odnoszących się do przechowywania danych w kancelarii.

Praca podzielona została na trzy części.

Część I. mająca charakter monografii dotyczy danych osobowych w kancelarii prawnej oraz odpowiedzialności prawnika za naruszenie wymogów bezpieczeństwa IT, stanowi omówienie takich zagadnień jak m.in.:

• zasady odpowiedzialności dyscyplinarnej radcy prawnego, adwokata, notariusza, komornika na podstawie ustawy o radcach prawnych i zasad etyki radcy prawnego;
• ochrona danych osobowych w kancelarii (m.in.: założenia ogólne i zastosowanie RODO, obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych);
• odpowiedzialność za naruszenie zasad ochrony danych osobowych w świetle obecnych i planowanych regulacji prawnych;
• relacja między IT a prawem prywatnym międzynarodowym (tj. zobowiązania umowne, brak wyboru prawa, Konwencja wiedeńska, prawo właściwe dla deliktów i obowiązkowych umów ubezpieczenia);
• sposobów zastosowania w systemach kancelaryjnych zasady privacy by design wynikającej z RODO i jakie są konsekwencje naruszenia tego obowiązku;
• relacji danych IT z prawem właściwym.

Część II. to praktyczny poradnik prezentujący zasady bezpieczeństwa IT w kancelarii prawnej, to jest m.in.:

• korzystanie z systemów IT, aby bezpiecznie przetwarzać dane osobowe (inspektor ochrony danych osobowych oraz rejestry danych w kancelarii);
• bezpieczeństwo środowiska IT w kancelarii prawnej (bezpieczeństwo fizyczne, bezpieczeństwo urządzeń dostępowych: komputera, laptopa, telefonu, telewizora, bezpieczeństwo aplikacji, kopie bezpieczeństwa, utylizacja urządzeń a bezpieczeństwo danych);
• poczta elektroniczna i anonimowość w sieci (m.in. bezpieczne wykorzystanie przeglądarki internetowej ryzyko związane z siecią Wi-Fi w kancelarii, włamania, kradzież danych, zakaz przechowywania danych osobowych poza UE – wyjątki uregulowane w RODO, bezpieczne przechowywanie i przesyłanie plików za pomocą chmury);
• strona internetowa w kancelarii prawnej (domena internetowa, bezpieczeństwo strony internetowej);
• znak towarowy (logotyp) kancelarii prawnej (informowanie o wykonywaniu zawodu, korzyści rejestracji znaku towarowego kancelarii prawnej, rodzaje znaków towarowych, rejestracja znaku towarowego przed Urzędem Patentowych RP, ochrona znaku towarowego, rebranding znaku towarowego, ochrona na gruncie prawa autorskiego, czyn nieuczciwej konkurencji, znak ®).

Część III. dotyczy wykorzystywania systemów i narzędzi IT w pracy prawnika, w tym m.in.:

• portal Informacyjny, Portal Orzeczeń i elektroniczne postępowanie upominawcze;
• elektroniczne poświadczenie odbioru i podpis elektroniczny w praktyce prawnika.

W II. i III. części opracowania zamieszczono ponad 100 grafik ilustrujących jak korzystać z danej aplikacji oraz wzory pism takich jak np.: formularz zgłoszenia znaku towarowego oraz formularz sprzeciwy do tego zgłoszenia, pozew, jaki należy skierować do SPDI i odpowiedź na ten pozew, zapis na sąd polubowny oraz pełnomocnictwo.

Przedstawiony tytuł skierowany jest do radców prawnych, adwokatów, notariuszy i komorników prowadzących własną kancelarię, a także wszystkich innych pracowników kancelarii.