Dokumentacja czasu pracy. Wyjaśnienia, obliczenia, przykłady i wzory + wzory do pobrania

Książka „Dokumentacja czasu pracy” to szerokie kompendium wiedzy na temat bardzo skomplikowany, jakim jest czas pracy. Jest ona obszerna, gdyż przeanalizowano w niej wszystkie dokumenty wewnętrzne pracodawcy, które mają wpływ lub związek z zarządzaniem czasem pracy. W aktualnym, czwartym wydaniu publikacji dodano nowy rozdział dotyczący informacji o warunkach zatrudnienia, w której od kwietnia 2023 r. ponad połowa treści dotyczy właśnie zagadnień związanych z czasem pracy.

Pod względem tematycznym książkę można podzielić na 4 bloki tematyczne:

1. organizacja czasu pracy w firmie – rozdziały I–III oraz VIII,
2. planowanie czasu pracy – rozdział V,
3. rozliczanie czasu pracy – rozdział VI, IX oraz X,
4. dokumentacja czasu pracy – rozdział IV, VII oraz XI.

W książce wykorzystano dostępne orzecznictwo Sądu Najwyższego oraz stanowiska urzędowe dotyczące kwestii, które nie zostały jeszcze wyjaśnione w orzecznictwie. Większość z opisanych stanowisk – w liczbie aż 79 – ze względu na trudności w dostępie do ich treści została zamieszczona w rozdziale XII książki, przy czym wśród nich jest 28 nowych stanowisk z lat 2019–2025.

Niewątpliwym atutem książki jest duża liczba przykładów, które doskonale obrazują faktyczne działania, jakie są niezbędne, aby prawidłowo zarządzać czasem pracy oraz wzory dokumentów, zamieszczone na końcu większości rozdziałów, które są do wykorzystania często wprost, a czasem po adaptacji do warunków pracodawcy.

Książka zawiera także odrębne omówienie prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych po zmianach od 1.1.2019 r.

W czwartym wydaniu książki:

• dodano nowy rozdział IV o treści informacji o warunkach zatrudnienia, uwzględniający także analizę stanowisk urzędowych PIP i MRPiPS dotyczących jej prawidłowego kształtu;
• szczegółowo opisano czas trwania poszczególnych absencji, analizując trwającą w 2024 i 2025 r. dyskusję urzędów państwowych dotyczącą ustalenia, których z nich udzielamy na dni kalendarzowe, a których na doby pracownicze;
• uwzględniono wpływ wprowadzenia do Kodeksu pracy przepisów o pracy zdalnej na zarządzanie czasem pracy pracowników;
• rozdzielono zakazy w obszarze czasu pracy dotyczące rodziców dzieci do lat 4 oraz do lat 8;
• przeanalizowano zmiany w zasadach prowadzenia ewidencji czasu pracy dla kierowców wprowadzone w 2022 r.;
• opisano nowy wniosek o elastyczną organizację pracy dodany do Kodeksu pracy w kwietniu 2023 r.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy, m.in.:

• Czy niedziela może zostać zdefiniowana w regulaminie pracy jako okres rozpoczynający się od godziny 22.00 w sobotę?
• Czy u pracodawcy może obowiązywać kilka definicji niedzieli i pory nocnej?
• Czy liczba przerw wliczanych do czasu pracy zależy od faktycznego czy planowanego czasu pracy?
• Jak w informacji o warunkach zatrudnienia określić zasady przemieszczania się pomiędzy miejscami pracy, gdy pracownik ma ich więcej niż jedno?
• Czy w informacjach o warunkach zatrudnienia opisywać zakazy nadgodzin i zasady ich zlecania wynikające z regulaminów pracy?
• Czy w punkcie o przerwach w informacji o warunkach zatrudnienia wpisywać przerwy na karmienie dziecka piersią?
• Czy wyjście prywatne może zostać odpracowane przed tym wyjściem?
• Czy niepełnosprawni mogą odpracowywać wyjścia prywatne?
• Czy zasady odpracowywania wolnych świąt udzielanych niekatolikom są analogiczne jak zasady odpracowywania wyjść prywatnych?
• Jak prawidłowo planować dyżury w dniach wolnych od pracy?
• Czy dojazd w trakcie dyżuru do biura wliczać pracownikowi do godzin nadliczbowych wypracowanych w takim dniu?
• Jak rekompensować pracę niepełnoetatowców w tzw. czarnych dziurach?
• Jak rekompensować pracę niepełnoetatowców w soboty i niedziele wolne od pracy?
• Jak orzecznictwo TSUE wpływa na zasady rekompensaty godzin ponadwymiarowych pracowników zatrudnionych na część etatu?
• Jak obliczać wynagrodzenie za nadgodziny w przypadku mieszanego systemu wynagradzania?
• Czy ryczałt za nadgodziny może dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną całkowitą lub hybrydową?
• Które absencje kończą się o godz. 23.59, a które wraz z końcem doby pracowniczej?
• Jaka absencja może być rozliczana dwojako: albo na dni kalendarzowe albo na doby pracownicze i od czego to zależy?
• Jakimi elementami różni się karta czasu pracy kierowcy od karty ogółu pracowników?
• Z ilu części składa się dokumentacja z obszaru czasu pracy?
• Czy wnioski urlopowe i związane z czasem pracy wysłane mailowo można przechowywać w plikach PDF w e-dokumentacji pracowniczej?

W książce Czytelnik znajdzie również wiele wzorów dokumentów. Są to m.in.:

• regulamin pracy,
• porozumienie w sprawie wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego,
• wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy,
• wniosek o elastyczny czas pracy dla rodzica dziecka niepełnosprawnego,
• wniosek o udzielenie zgody na wyjście prywatne z pracy,
• wniosek o łączenie korzystania z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego takiego urlopu,
• wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
• informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika zatrudnionego na cały etat w systemie podstawowym przez odwołanie się do przepisów – pracodawca bez regulaminu pracy, praca stacjonarna – jedno miejsce pracy,
• informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika wykonującego pracę zdalną częściową, zatrudnionego w systemie podstawowym czasu pracy na cały etat,
• informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika niepełnosprawnego zatrudnionego na cały etat z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności bez zgody lekarza medycyny pracy na nadgodziny – praca stacjonarna,
• informacja o warunkach zatrudniania dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w podstawowym systemie czasu pracy, będącego rodzicem dziecka w wieku 6 miesięcy, pracującego w godzinach 8.00–12.00 od poniedziałku do piątku,
• polecenie pełnienia dyżuru,
• okresowy przydział zadań dla pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy.

Dodatkowym atutem jest autor opracowania, który jest cenionym specjalistą z zakresu problematyki czasu pracy, z wieloletnim doświadczeniem w tym zakresie, które zdobywał najpierw w PIP, potem w SN, a obecnie prowadząc działalność konsultingową w tym obszarze. Wiele z przedstawionych w książce problemów czy przykładów pochodzi ze szkoleń prowadzonych przez autora, a nie są to zatem jedynie przypadki hipotetyczne, wymyślone na potrzeby publikacji.

Publikacja skierowana jest do pracodawców, dyrektorów HR, kierowników działów kadr i płac, specjalistów ds. kadr i płac oraz wszystkich innych osób odpowiadających za czas pracy w organizacji.