Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2024

Książka stanowi praktyczny komentarz przedstawiający szczegółowe założenia funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zarówno w formule fakultatywnej, jak i obligatoryjnej, oraz wskazujący aspekty związane z procesem przygotowania do stosowania faktur ustrukturyzowanych w firmie.

Od 1.7.2024 r. podatników czeka rewolucja w zakresie fakturowania. Od tego dnia, zgodnie z ustawą z 16.6.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598), wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane w formie elektronicznej w określonej strukturze XSD za pośrednictwem KSeF. Od 1.1.2022 r. funkcjonuje on w formule fakultatywnej, jednak mimo wprowadzonych zachęt, niewiele firm zdecydowało się na korzystanie z KSeF dobrowolnie.

W publikacji omawiamy również nowelizację rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF z 8.12.2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 2667) oraz inne przepisy, które mają być wdrażane w tym zakresie, np. projekt rozporządzenia w sprawie przypadków w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF czy też projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, umożliwiający nadawanie dostępu przedstawicielom oddziałów (zakładów) podatnika (RCL, projekt nr 754).

W publikacji sygnalizujemy również planowane zmiany, które w perspektywie najbliższych kilku lat czekają polskich podatników w zakresie fakturowania, w związku z nowelizacją przepisów unijnych. Jednym z obszarów objętych pakietem ViDA jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w jednolitym formacie we wszystkich państwach członkowskich UE, a także elektronicznego raportowania w czasie niemal rzeczywistym.

W ramach przygotowania do wdrożenia KSeF trzeba zadbać o wiele aspektów, nie tylko od strony informatycznej, ale również o zmiany w procesach i procedurach wewnętrznych. Aby korzystać z KSeF, konieczne będzie każdorazowe uwierzytelnienie się danej osoby czy podmiotu, co wymagać będzie wcześniejszego nadania odpowiednich uprawnień.

Autorzy książki przedstawiają również sposoby korzystania z systemu od strony technicznej. Mniejsze podmioty mogą korzystać z udostępnionych przez MF Aplikacji Podatnika KSeF czy aplikacji e-mikrofirma, za pomocą których możliwe będzie „ręczne” wystawienie pojedynczych faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Nie jest to jednak rozwiązanie przydatne dla dużych firm. Takie podmioty będą musiały dostosować swoje systemy w taki sposób, aby komunikacja z KSeF odbywała się w sposób zautomatyzowany za pomocą oprogramowania interfejsowego API. Ewentualnie możliwe jest skorzystanie z zewnętrznego narzędzia służącego do komunikacji z KSeF.

Dzięki tej książce Czytelnik dowie się m.in.:

• Jak rozłożyć schemę faktury ustrukturyzowanej FA(2) na czynniki pierwsze w celu zmapowania danych z systemów firmy?
• Jak zarządzać nadawaniem uprawnień do KSeF?
• Jakie zmiany w procesach biznesowych należy wprowadzić w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach (np. w związku z brakiem możliwości przesyłania załączników wraz z fakturą w KSeF)?
• Jak postępować z fakturami, które pozostaną w obiegu poza KSeF (z fakturami podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb VAT i nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej)?
• Jak przygotować system obiegu dokumentów zakupowych, aby można było identyfikować osobę i komórkę wewnątrz organizacji, której dotyczy dana faktura?
• Jak po wejściu w życie KSeF pracownik powinien rozliczyć wydatek, który zapłaci z własnych pieniędzy za firmowy zakup, np. za lunch, paliwo czy bilet na pociąg (faktura za ten wydatek zostanie bowiem przekazana firmie w KSeF i trafi do zbioru wszystkich faktur zakupowych)?
• Jakie są tryby dotyczące wystawiania faktur „zwykłych” (nie w KSeF) i faktur korygujących in minus w związku z niedostępnością systemu po stronie podatnika (tzw. tryb offline, np. z powodu braku połączenia internetowego) bądź w związku z awarią po stronie KSeF?
• Jak przygotować systemy informatyczne do wymogu podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego przy dokonywaniu płatności za fakturę ustrukturyzowaną w formie przelewu bankowego?