Vademecum głównego księgowego jednostki finansów publicznych + wzory do pobrania

Praktyczny poradnik omawiający najważniejsze obszary zadań głównego księgowego JSFP z uwzględnieniem zmian w rachunkowości, KSeF oraz modelu trzech linii w kontroli zarządczej.

W książce przedstawiamy „fundamenty” księgowe i finansowe, które pozwolą księgowym zrozumieć nawet najtrudniejsze tematy oraz wyjaśnią specyficzne dla sektora publicznego zagadnienia i pojęcia (np. plan finansowy, klasyfikacja budżetowa, sprawozdania budżetowe, przychody i rozchody itp.).

Publikacja w sposób jasny i kompleksowy przedstawia sektor publiczny z perspektywy głównego księgowego, kładąc akcent na te kwestie, które określają status księgowego, jego obowiązki i zakres odpowiedzialności. Wyjaśnienia prezentowane są w przystępny sposób, bazując na wielu praktycznych przykładach. Publikacja pokazuje powiązania między planami finansowymi (w tym budżetem) – ewidencją księgową (ponad 100 schematów księgowych) – sprawozdawczością (budżetową i finansową) oraz klasyfikacją budżetową. Sytuuje głównego księgowego jako uczestnika szeregu procedur i mechanizmów, realizowanych w podmiotach sektora publicznego (np. tworzenie planów finansowych, dokonywanie w nich zmian, ustalanie polityki rachunkowości i zakładowego planu kont (w tym w zakresie środków europejskich i KPO), inwentaryzacja majątku, gospodarowanie majątkiem trwałym i obrotowym, tworzenie systemu kontroli zarządczej, opodatkowanie VAT, fakturowaniem w KSeF). Dzięki tej książce zmniejszysz ryzyko zarzutów RIO i NIK oraz bezpiecznie wdrożysz KSeF.

Poprzez wskazaną powyżej perspektywę i zakres poruszanych zagadnień książka stanowi swoistą „mapę drogową” prowadzącą głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez często pogmatwane ścieżki wyznaczane przez rozbudowane regulacje prawne opisujące obowiązki podmiotów publicznych.

Książka uwzględnia i omawia liczne zmiany w przepisach, m.in.:

• Krajowy System e-Faktur (KSeF), który dla jednostek finansów publicznych będzie obowiązkowy od 1.2.2026 r. w zakresie odbioru faktur, natomiast w zakresie ich wystawiania, w zależności od poziomu obrotów, od 1 lutego albo od 1 kwietnia 2026 r. W związku z tym w książce przedstawiamy szczegółowe omówienie tematyki KSeF wraz z „Instrukcją w zakresie przygotowania do procesu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur” oraz „Instrukcją obiegu dokumentów księgowych (w tym faktur ustrukturyzowanych) w KSeF wraz z alokacją faktur wśród jednostek działających na jednym NIP”;
• zmiany w rachunkowości – w związku z wejściem w życie od 1.1.2025 r. ustawy o rachunkowości z 6.12.2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1863) oraz zmian z 17.3.2025 r. do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planów kont (Dz.U. z 2025 r. poz. 347) zaistniała konieczność modyfikacji polityki rachunkowości wraz z ZPK. Te zmiany mają również zastosowanie do sporządzania sprawozdań finansowych za 2025 r.;
• nowy krajowy standard rachunkowości 16 „Uproszczenia dopuszczone ustawą o rachunkowości” z 16.10.2025 r. – autorzy szczegółowo omawiają uproszczenia stosowane w rachunkowości jednostek finansów publicznych;
• nowe stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z 18.3.2025 r. w sprawie klasyfikacji obciążeń publicznoprawnych oraz identyfikacji tych, które są związane z obrotem (podatki obrotowe), a także zasad ujęcia podatków obrotowych na potrzeby sporządzenia sprawozdania finansowego (Dz.Urz. MF z 2025 r. poz. 46). Stanowisko to przedstawia wskazówki dotyczące sposobu ujęcia VAT w księgach rachunkowych oraz prezentacji w sprawozdaniu finansowym. Ustalenia dotyczące ewidencji i prezentacji rozliczeń VAT w jednostce samorządu terytorialnego powinny wzorować się na regulacjach tego stanowiska;
• rozporządzenie z 29.1.2025 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2025 r. poz. 133), które wprowadziło zmiany w zakresie sprawozdań: Rb-27S i Rb-27ZZ, Rb-PDP, Rb-ST i Rb-50;
• nowelizację klasyfikacji budżetowej z 10.9.2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1241), która wprowadziła zmiany m.in. w nazwach rozdziałów, nowe paragrafy dochodów i wydatków, a także ujednoliciła terminologię z przepisami o zamówieniach publicznych i prawa upadłościowego;
• planowane zmiany w zakresie kontroli zarządczej – na szczególną uwagę zasługuje wprowadzenie w projekcie nowelizacji ustawy o finansach publicznych nowego pojęcia, tzw. modelu trzech linii, który będzie miał zastosowanie również w obszarze rachunkowości.

Książka stanowi swoistą „Biblię” dla księgowych, dzięki której dowiedzą się m.in.:

• jaki jest zakres kompetencji i obowiązków (faktyczny zakres czynności do realizacji) głównych księgowych, których niewykonanie lub nienależyte wykonywanie będzie skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia dyscypliny finansów czy też odpowiedzialnością karną i dyscyplinarną;
• jakie jest znaczenie podpisu głównego księgowego złożonego na dokumentach, związana z tym odpowiedzialność oraz jaka jest rola podpisu kierownika jednostki;
• za jakie czynności odpowiada księgowy, a za jakie kierownik jednostki w zakresie naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• jak skutecznie powierzyć obowiązki za sprawy finansowo-księgowe głównemu księgowemu;
• jakie obowiązki realizuje główny księgowy w jednostce obsługującej – centrum usług wspólnych;
• na jakie problemy i obszary ryzyka należy zwrócić uwagę przy budowaniu w JST (jako scentralizowanym podatniku) hierarchii dostępu i zasad zarządzania uprawnieniami do KSeF (pracownicy w jednostkach rotują); jakie problemy oraz aspekty organizacyjne i umowne należy uwzględnić, żeby kontrahenci prawidłowo wystawiali faktury i „docierały” one do płatnika, np. szkoły, a nie nabywcy (podatnika), np. gmin;
• jaki wpływ ma KSeF oraz e-doręczenia na obieg dokumentów w JSFP;
• jak w zakresie KSeF właściwie skonfigurować ścieżki akceptacji z odpowiednimi klauzulami; jak w tym zakresie zapewnić wszystkie wymogi formalne wynikające z ustawy o rachunkowości (kontrola merytoryczna, formalna, rachunkowa, dekretacja, zatwierdzenie do ksiąg rachunkowych, zatwierdzenie do zapłaty oraz archiwizacji);
• jak prowadzić ewidencję VAT (schematy księgowe) w jednostce budżetowej i samorządowym zakładzie budżetowym – w tym zagadnienia problemowe typu: „czy jest możliwa sytuacja ujmowania po stronie wydatków budżetu VAT stanowiącego nadwyżkę VAT należnego nad naliczonym”;
• jakie są zasady opodatkowania VAT i ewidencja księgowa zdarzeń związanych z energią pozyskiwaną z fotowoltaiki;
• jakie są zasady kontroli dowodów księgowych (kontrola merytoryczna, rachunkowa, pod względem formalnym) i kto jest za nią odpowiedzialny;
• jak gospodarować finansami publicznymi (lokaty bankowe, zaciąganie zobowiązań, ograniczenia w uchwalaniu budżetu);
• jakie są zasady gospodarowania środkami europejskimi i środkami z Krajowego Planu Odbudowy (w tym związany z tym plan kont, schematy księgowe, klasyfikacja budżetowa i rachunki bankowe);
• jaka jest rola księgowego JST w przestrzeganiu zasady trwałości projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej;
• jakie są zasady ewidencji księgowej wydatków finansowanych ze środków Krajowego Planu Odbudowy w państwowych i samorządowych jednostkach budżetowych i jak przygotować sprawozdania z tego tytułu;
• jak przeprowadzić procedurę planistyczną i budżetową (budżet, plan finansowy jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego oraz zgodność budżetu z wieloletnią prognozą finansową);
• jak przygotować plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych, w tym zleconych w trakcie roku budżetowego, i jak prowadzić ewidencję księgową tych zadań;
• jakie są zasady gospodarowania środkami na wydzielonym rachunku dochodów w samorządowych jednostkach budżetowych prawa oświatowego;
• jakie są zasady zaciągania zobowiązań (w tym wieloletnich) przez JST i jej jednostki organizacyjne i jakie są ograniczenia w tym zakresie, których przekroczenie skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych;
• jaki jest schemat tworzenia upoważnień do zawierania umów niezbędnych do zapewnienia ciągłości działania jednostki;
• jak weryfikować stan realizacji standardów kontroli zarządczej w działach finansowo-księgowych, mając na względzie planowane zmiany w ustawie o finansach publicznych wprowadzające model trzech linii;
• jakie jest znaczenie i rola audytu wewnętrznego w obszarze księgowości; jak zaplanować proces audytowy jednostce;
• jakie są różnice pomiędzy rachunkowością budżetową a rachunkowością jednostek gospodarczych;
• czym są zasady kasowości i memoriału oraz jakie są konsekwencje ich stosowania w jednostkach budżetowych i księgowości budżetu;
• czemu służy odrębna ewidencja dla budżetu i odrębna dla jego jednostek organizacyjnych;
• jakie są zasady obsługi bankowej w JST oraz jednostkach organizacyjnych (samorządowych i państwowych);
• jaka jest rola ewidencji zaangażowania wydatków w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych;
• jakie są zasady nabywania/przekazywania nieruchomości w jednostkach finansów publicznych (użytkowanie wieczyste, trwały zarząd, darowizna, nieodpłatne otrzymanie, użytkowanie, użyczenie itd.), zasady wyceny tak przekazanych składników majątku oraz jak zaksięgować takie operacje gospodarcze;
• czy JSFP mogą prowadzić księgowość w tzw. chmurze, na serwerze umieszczonym poza granicami Polski;
• jakie są zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w JST (z uwzględnieniem księgi budżetu i księgi urzędu);
• jakie są obligatoryjne i fakultatywne przypadki tworzenia pomocniczych ksiąg rachunkowych;
• jak przygotować pełną dokumentację polityki rachunkowości (uproszczenia w księgowości, metody wyceny itp.), która nie zostanie zakwestionowana przez organy kontroli – w tym uwzględniającą KSR 16 oraz regulacje w zakresie KSeF;
• jak przygotować zakładowy plan kont z odpowiednią analityką;
• jakie są powiązania pomiędzy klasyfikacją budżetową, ewidencją księgową a sprawozdawczością;
• jak przeprowadzić procedurę inwentaryzacyjną w sektorze publicznym (specyficzne zasady wyceny, druki inwentaryzacyjne itd.) – tutaj poruszamy wiele zagadnień problemowych, m.in.: “Czy do 15 stycznia następnego roku należy zakończyć przeprowadzenie spisu z natury, czy również jego rozliczenie?“; „Czy dokonując inwentaryzacji drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald do 15 stycznia następnego roku po roku obrotowym, którego dotyczy inwentaryzacja, jednostki powinny otrzymać wszystkie wysłane wcześniej potwierdzenia sald, czy może 15 stycznia jest ostatnim dniem, do którego należy wysłać te potwierdzenia?”; „Czy drogi i mosty powinny być inwentaryzowane w drodze spisu z natury czy weryfikacji?” „Jaką metodą należy inwentaryzować drogi, parkingi i chodniki oraz oświetlenie uliczne”;
• jaka jest rola głównego księgowego/skarbnika w organizacji czynności inwentaryzacyjnych;
• jakie są szczególne kryteria tworzenia obiektów inwentarzowych w przypadku sieciowych środków trwałych, jak wyceniać środki trwałe, w tym środki trwałe w budowie, jak je księgować i dokumentować zachodzące w nich zmiany;
• jak powiązać środek trwały z odpowiednią rzeczowo grupą KŚT, nadać mu właściwy numer KŚT i przypisać stawkę amortyzacyjną;
• jakie są przepisy szczególne w zakresie amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
• jak amortyzować budynki i budowle wzniesione na cudzym gruncie;
• jakie są rozstrzygnięcia organów podatkowych, czy konkretny wydatek poniesiony przez jednostkę na zakup licencji, programów komputerowych, subskrypcji usług internetowych lub innych praw majątkowych, spełnia definicję wartości niematerialnych i prawnych;
• jak sporządzić sprawozdanie finansowe za 2025 r. oraz sprawozdania budżetowe;
• jakie są zasady likwidacji jednostki sektora finansów publicznych;
• jakie kwalifikacje powinien mieć pracownik na stanowisku księgowego i głównego księgowego (czy też na innym stanowisku w dziale finansowo-księgowym);
• jakie są zasady zatrudnienia, wynagradzania i premiowania pracy księgowego.

Książka stanowi praktyczne kompendium wiedzy dla głównych księgowych JSFP, skarbników JST, i kierowników JSFP. Została stworzona przez wybitnych specjalistów z finansów publicznych, rachunkowości, sprawozdawczości, kontroli zarządczej i audytu, prawa pracy oraz przez prawników i praktyków – skarbników, biegłych rewidentów. Autorzy pokazują jak w praktyce stworzyć dobrze funkcjonujący dział księgowy.