Vademecum specjalisty ds. kadr + wzory do pobrania

Książka to kompleksowe opracowanie problematyki prawnej, z którą mierzy się na co dzień każdy specjalista ds. kadr w czasie wykonywania swoich obowiązków służbowych. Zadaniem publikacji jest zebranie i usystematyzowanie wiedzy z zakresu prawa pracy, niezbędnej do wykonywania tych obowiązków bezbłędnie i zgodnie z przepisami prawa.

Usytuowanie stanowiska specjalisty ds. kadr w zakładzie pracy jest dosyć nietypowe, ponieważ jego zadaniem jest reprezentowanie interesu pracodawcy, w imieniu którego organizuje pracę pracowników. Z jednej strony, specjalista ds. kadr podejmuje często decyzje niewygodne dla pracowników, np. układając rozkłady czasu pracy, plany urlopów, polecając pracę w niedziele i święta albo w zastępstwie nieobecnego pracownika. Z drugiej strony, powinien on również dbać o interesy pracowników, np. korzystających z uprawnień rodzicielskich czy wnioskujących o świadczenia socjalne realizowane przez pracodawcę. Zakres zadań specjalisty ds. kadr sprawia, że musi on znać przepisy prawa pracy i korzystać z nich w codziennych, bieżących oraz strategicznych sprawach kadrowych. Wśród spraw kadrowych występują też sytuacje niestandardowe, rzadko spotykane, np. w zakresie kontroli trzeźwości pracowników warto wiedzieć nie tylko to, jak reagować, gdy pracownik stawi się w pracy w stanie wskazującym na stan po spożyciu alkoholu lub narkotyków, ale również jak można przygotować procedurę umożliwiającą profilaktyczne badanie stanu trzeźwości pracowników. Warto zatem mieć pod ręką kompendium wiedzy, które podpowie, jakie rozwiązania są możliwe w różnych sytuacjach występujących w środowisku pracy.

Swoistą cechą prawa pracy jest jego rozwój – nowe regulacje podążają za zmieniającymi się potrzebami organizacji pracy, np. rozwój środków komunikacji stworzył szerokie możliwości pracy na odległość i w konsekwencji potrzebę regulacji prawnej pracy zdalnej. Celem publikacji jest nie tylko poinformowanie o ostatnich zmianach przepisów, ale przede wszystkim usystematyzowane, aktualne i całościowe przedstawienie obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnianiem pracowników. Wraz z kolejnymi zmianami przepisów prawa pracy regulacje prawne stosowane w sprawach objętych zakresem pracy działu kadr są coraz bardziej rozbudowywane, przez co trudno szybko dotrzeć do przepisów właściwych w danej sprawie. Dlatego w książce tematyka poszczególnych rozdziałów powiązana została ze zdarzeniami, które występują w praktyce kadrowej. I tak, oprócz rozdziałów poświęconych sprawom typowym, takim jak sporządzenie umowy o pracę, świadectwa pracy czy informacji o warunkach zatrudnienia, przygotowane zostały rozdziały wspomagające działania w sprawach rzadziej występujących, takich jak prawne aspekty organizacji zastępstwa nieobecnego pracownika, powołanie pracownika do służby wojskowej, czy zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego.

W drugim wydaniu publikacji zostały uwzględnione następujące zmiany w przepisach prawa pracy:

• ustawa z 4.12.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25), obowiązująca od 27.1.2026 r., która umożliwiła elektroniczną wymianę wielu pism i wniosków między pracodawcą i pracownikiem oraz określiła przedstawicielstwo pracowników w procesach związanych z zakładowym funduszem socjalnym;
• ustawa z 26.9.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423), obowiązująca od 1.1.2026 r., która wprowadziła możliwość zaliczenia okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych i prowadzenia działalności gospodarczej do pracowniczego stażu pracy;
• ustawa z 4.6.2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423), obowiązująca od 24.12.2025 r., która wprowadziła obowiązek neutralności ogłoszeń o naborze pod względem płci, a także informowania kandydata do pracy o wysokości wynagrodzenia;
• ustawa z 5.11.2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych (Dz.U z 2025 r. poz. 1661), obowiązująca od 13.12.2025 r., która zastąpiła dotychczasową kodeksową regulację zawierania układów zbiorowych pracy;
• ustawa z 20.3.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. z 2025 r. poz. 620), obowiązująca od 13.5.2025 r., która jest nowym aktem prawnym określającym działania państwa na rynku pracy;
• ustawa z 6.12.2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871), obowiązująca od 19.3.2025 r., która wprowadziła nowy uzupełniający urlop macierzyński;
• rozporządzenie MRPiPS z 11.3.2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322), obowiązujące od 19.3.2025 r., które opisuje nowe dokumenty dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego;
• ustawa z 6.12.2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1965), obowiązująca od 1.2.2025 r., która dodała Wigilię Bożego Narodzenia do listy państwowych świąt wolnych od pracy;
• ustawa z 23.5.2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 878), obowiązująca od 29.6.2024 r., która wprowadziła zmiany w obszarze BHP dotyczące kontaktu z substancjami chemicznymi.

Najważniejsze atuty książki to:

• najważniejsze informacje kadrowe w jednym miejscu – zagadnienia kadrowe znajdują się w jednym miejscu i nie trzeba przeszukiwać szuflad lub Internetu;
• tematyczny dobór zagadnień – znajdujące się w książce opracowania zostały dobrane w taki sposób, aby możliwe było znalezienie odpowiedzi na pytania dotyczące zagadnień prawnych najczęściej występujących w pracy specjalisty ds. kadr;
• aktualny stan prawny przepisów – stan prawny wydania to styczeń 2026 r., a więc książka uwzględnia ostatnie zmiany wprowadzone przez liczne nowelizacje Kodeksu pracy, dotyczące wprowadzenia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego i innych uprawnień rodzicielskich, zaliczania do stażu pracy niepracowniczych okresów wykonywania pracy zarobkowej, jawności wynagrodzenia na etapie naboru na stanowisko pracy, elektronizacji pism składanych przez strony stosunku pracy, zawierania układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych, a także zmiany rozporządzeń wykonawczych związane z tymi nowelizacjami;
• łatwość wyszukiwania informacji – dotarcie do szukanej informacji ułatwia opatrzenie każdego akapitu hasłową informacją, a ponadto dziesiątki zestawień tabelarycznych, procedury wskazujące krok po kroku sposób osiągania zamierzonego celu oraz przywoływanie podstaw prawnych dla omawianego zagadnienia;
• usystematyzowanie wiedzy – zawarte w książce informacje uporządkowane zostały w sposób ułatwiający ich przyswojenie oraz w razie potrzeby – przypomnienie;
• łatwa dostępność – poręczny format książki pozwala nie tylko korzystać z niej w biurze, ale również zabrać ją na spotkanie, do pociągu, na konferencję; w niektórych momentach może zastąpić kontakt z prawnikiem;
• przekonanie pracowników, którzy „wiedzą lepiej” – wspólne odczytanie aktualnego poglądu prawnego będącego podstawą prawną rozwiązania określonej sprawy pozwala uniknąć dyskusji z pracownikami, którzy „wiedzą lepiej”, np. gdy pracownik upiera się, że za zaległy urlop wypoczynkowy należy mu się zamiast dni wolnych ekwiwalent pieniężny, powołując się przy tym na informacje znalezione w Internecie.

Dział kadr zajmuje się sprawami zatrudnionych pracowników. Tam zgłaszają oni swoje wnioski o skorzystanie z uprawnień, np. urlopowych, rodzicielskich czy socjalnych. Zadaniem pracowników kadr jest m.in. zajęcie się indywidualnie każdą sprawą pracownika, oraz zapewnienie mu pomocy. Dzięki publikacji Czytelnik dowie się, jak zgodnie z prawem wypełnić zadania specjalisty ds. kadr, takie jak m.in.:

• rekrutacja nowych pracowników,
• sporządzanie umów, informacji o warunkach zatrudnienia i świadectw pracy,
• prowadzenie dokumentacji spraw pracowniczych i akt osobowych,
• planowanie i rozliczanie czasu pracy,
• organizacja zastępstwa za nieobecnego pracownika,
• ustalanie należnego pracownikowi wynagrodzenia,
• udzielanie urlopów i zwolnień od pracy,
• przekształcanie i rozwiązywanie umów,
• przeprowadzanie grupowego zwolnienia,
• rozliczanie podróży służbowej,
• realizowanie uprawnień rodzicielskich pracowników,
• administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych,
• wprowadzenie regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania,
• współpraca ze związkami zawodowymi.

Publikacja pozwoli również sprawdzić, czy przyjęte i funkcjonujące w zakładzie procedury postępowania w sprawach pracowniczych nie naruszają przepisów i zasad prawa pracy. Szczególną uwagę zwrócono przy tym na wskazanie podstawy prawnej, stanowiska urzędowego czy orzeczenia Sądu Najwyższego do każdego zagadnienia, co wyłącza ewentualne dyskusje w sprawie zgodności przyjętego rozwiązania z obowiązującym prawem.

Problemy, które Czytelnik rozwiąże dzięki książce, to m.in.:

• Jak wprowadzić do umowy o pracę zmiany wynikające z modyfikacji regulaminu wynagradzania?
• Kiedy i w jakiej formie należy przekazać kandydatowi do pracy informację o wynagrodzeniu na danym stanowisku?
• W jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?
• Które pisma i wnioski pracownika mogą być przesłane do pracodawcy e-mailem?
• Kto płaci grzywnę za wykroczenie przeciwko prawom pracowników i z czyich środków?
• Jak sformułować klauzulę określającą prawo do dodatku za pracę ponadwymiarową pracownika niepełnoetatowego?
• Czy pracownik może złożyć wiążący wniosek o pracę zdalną?
• Co robić z pracownikiem chronionym przed wypowiedzeniem umowy o pracę?
• Jak udzielić urlopu rodzicielskiego na część wymiaru czasu pracy?
• Kiedy wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi?
• Jakie wynagrodzenie należy się pracownikowi za pracę w podróży służbowej?
• Jak utworzyć rozkład/harmonogram czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy?
• Jak udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego?
• Jak rozliczyć czas szkolenia pracownika?
• Jak stworzyć kryteria przyznawania pomocy z zakładowego funduszu socjalnego?

Dzięki tej książce Czytelnik dowie się m.in:

• Za co może ponosić odpowiedzialność specjalista ds. kadr?
• Jakie obowiązki ma pracodawca wobec kandydata do pracy, szczególnie w zakresie informacji o wysokości wynagrodzenia?
• Które pisma i wnioski pracownicze można przesyłać e-mailem?
• Jak zaangażować pracownika zdalnego albo pracownika tymczasowego?
• Jak określić „miejsce lub miejsca wykonywania pracy” w umowie o pracę?
• Które okresy wykonywania działalności gospodarczej zalicza się do stażu pracy?
• Od kiedy przysługują dodatkowe uprawnienia pracownikowi zgłaszającemu niepełnosprawność?
• Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z powołaniem pracownika do służby wojskowej?
• Czy propozycja porozumienia stron zamiast zwolnienia dyscyplinarnego stanowi groźbę karalną?
• Jak ustalić wynagrodzenie za pracę w sobotę, niedzielę lub święto?
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą?
• Jakiego zakresu elastyczności w świadczeniu pracy może domagać się pracownik wychowujący dziecko?
• Kiedy w świadectwie pracy wpisuje się urlop rodzicielski, a kiedy nie?
• W jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, pomimo że nie wykonuje pracy?
• Jakie są możliwości pracodawcy zapewnienia zastępstwa za nieobecnego pracownika?
• Kiedy pracownik może skorzystać ze zwolnienia z powodu siły wyższej?
• Czy spotkanie integracyjne można sfinansować z funduszu socjalnego bez badania sytuacji pracowników i różnicowania dofinansowania?
• Jakie uprawnienia ma inspektor PIP podczas kontroli prowadzonej u pracodawcy?