Zgłoszenie sygnalisty. Procedura przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Przykłady. Wzory + wzory do pobrania

Książka to niezbędne kompendium wiedzy dla osób, które będą zajmować się zgłoszeniami naruszeń dokonywanymi przez sygnalistów. Jest jedynym na rynku tak szerokim omówieniem modelowego postępowania ze zgłoszeniem wewnętrznym sygnalisty, od momentu jego przyjęcia, poprzez etap czynności sprawdzających i planowania wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, aż po działania wymagane po zakończeniu fazy weryfikacji merytorycznej zgłoszenia.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest opisem kluczowego procesu operacyjnego w organizacji, który ma na celu:

• wprowadzenie w podmiocie prawnym bezpiecznych kanałów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów;
• zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i poufności tożsamości sygnalisty, osób i podmiotów pomagających w dokonaniu zgłoszenia, powiązanych z sygnalistą, a także osób, których zgłoszenie dotyczy;
• przeprowadzenie wszechstronnej, bezstronnej i merytorycznej oceny zgłoszenia sygnalisty oraz podjęcia adekwatnych działań następczych, przez wykwalifikowane i odpowiednio upoważnione do tego osoby;
• ochronę dóbr osobistych zarówno zgłaszającego i osób uczestniczących w zgłoszeniu, jak i osoby lub osób, których zgłoszenie dotyczy (domniemanie niewinności);
• wczesne wykrywanie nieprawidłowości w podmiocie prawnym, dzięki czemu ograniczona zostanie jego ekspozycja na ryzyko prawne oraz utratę reputacji.

Dodatkowo wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych powinno zostać poprzedzone:

• analizą środowiska regulacyjnego, np. obecności regulacji sektorowych, wymagających uwzględnienia w trakcie jej opracowania;
• diagnozą istniejącego w podmiocie prawnym środowiska kontroli.

Pominięcie ww. analizy regulacyjno-operacyjnej może skutkować nieadekwatnym wdrożeniem i nieefektywnym zaadresowaniem wymogów regulacyjnych oraz zasad ładu korporacyjnego.

Książka, w sposób praktyczny i kompleksowy omawia zakres obowiązków podmiotów prawnych, wynikających z wejścia w życie przepisów o ochronie sygnalistów. W treści publikacji znajduje się m.in.:

• uzasadnienie dla objęcia sygnalistów ochroną oraz wskazanie ich roli jako kluczowego źródła wiedzy o nieprawidłowościach w podmiocie prawnym oraz wczesnego wykrywania tych nieprawidłowości, co przekłada się na obniżenie nieuzasadnionych kosztów operacyjnych oraz redukcję ryzyka odpowiedzialności prawnej zarówno po stronie podmiotu prawnego, jak i jego kadry menedżerskiej;
• przegląd regulacji międzynarodowych, zarówno przepisów krajowych, jak i tzw. „miękkiego prawa”, które funkcjonują w otoczeniu prawnym krajowego wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów, w kontekście obowiązku wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• komentarz do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów z perspektywy podmiotu prawnego zobowiązanego do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, w ujęciu praktycznym i operacyjnym;
• propozycja algorytmu postępowania ze zgłoszeniem wewnętrznym sygnalisty od etapu przyjęcia zgłoszenia, po etap zakończenia działań następczych i przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
• omówienie modelu postępowania na etapie projektowania, wdrożenia oraz walidacji i kalibracji operacyjnej wdrożonego programu zarządzania zgłoszeniami wewnętrznymi sygnalistów – krok po kroku.

Dzięki publikacji Czytelnik pozyska szeroką wiedzę praktyczną dotyczącą skutecznego wypełnienia obowiązków regulacyjnych wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów.

Najważniejsze atuty książki:

• szczegółowe omówienie czynności związanych z realizacją obowiązków podmiotów prawnych w zakresie wdrożenia oraz obsługi procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• duża liczba praktycznych przykładów, wskazówek i rekomendacji, wynikających z doświadczeń zawodowych autora publikacji, który na co dzień zajmuje się obszarem audytu śledczego oraz compliance w środowisku korporacyjnym;
• wzory, formularze i procedury dotyczące poszczególnych obszarów programu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych.

W książce czytelnik znajdzie odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

• Dlaczego sygnaliści uznawani są za najskuteczniejsze źródło wczesnej detekcji nieprawidłowości w podmiocie prawnym?
• Od czego zacząć proces wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
• W jaki sposób przeprowadzić wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych – krok po kroku?
• W jaki sposób i wobec kogo komunikować wdrożenie programu przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów?
• Czy wewnętrzne postępowanie wyjaśniające i podejmowanie innych działań następczych to zadanie dla komórki wewnętrznej?
• Jakie warunki techniczne powinien spełnić podmiot prawny w kontekście zabezpieczenia danych i informacji przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego oraz podejmowaniem działań następczych?
• W jaki sposób dokonać wstępnej oceny zgłoszenia sygnalisty?
• Czym jest „triage” i jaki ma związek z wewnętrznym postępowaniem wyjaśniającym?
• W jaki sposób zaplanować wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?
• Co to są hipotezy śledcze oraz wersje kryminalistyczne, i w jaki sposób wspierają dążenie do weryfikacji zgłoszenia sygnalisty?
• W jaki sposób radzić sobie z dowodem elektronicznym?
• Jakie źródła dowodowe przydają się w toku podejmowania działań następczych?
• W jaki sposób udokumentować ustalenia z wewnętrznego postępowania wyjaśniającego?
• W jaki sposób radzić sobie z wynikami wewnętrznego postępowania wyjaśniającego?
• W jakich modelach operacyjnych można przeprowadzić działania następcze i jakie są ich fazy?
• Czy i pod jakimi warunkami możliwe jest powierzenie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych podmiotowi trzeciemu?
• Czy możliwe jest wspieranie się podmiotem trzecim w toku działań następczych?
• Czy zaniechanie wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych niesie ze sobą ryzyko odpowiedzialności karnej?

Do książki dołączono również wzory, formularze i projekt ogólnej procedury zgłoszeń wewnętrznych, przydatne w praktyce obsługi zgłoszeń sygnalistów w podmiotach prawnych, zarówno prywatnych, jak i publicznych. Wśród wzorów dokumentów zaproponowano także przykładową treść zgłoszenia sygnalisty, koncentrując się na jego elementach informacyjnych, co może przydać się także osobie, która będzie dokonywać wstępnej oceny zgłoszenia, jako użyteczny punkt odniesienia w ramach weryfikacji merytorycznej informacji przekazanej przez sygnalistę. Wśród edytowalnych wzorów, formularzy i procedur, znaleźć można:

• procedurę zgłoszeń wewnętrznych,
• formularz rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
• formularz wstępnej oceny zgłoszenia wewnętrznego,
• formularz planu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• formularz planu przygotowania spotkania z osobowym źródłem dowodowym (świadek, podejrzany, osoba posiadająca wiadomości specjalne),
• wzór raportu z wewnętrznego postępowania wyjaśniającego,
• wzór zgłoszenia sygnalisty,
• wzór informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych (sygnalista),
• wzór umowy powierzenia przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przez podmiot zewnętrzny,
• wzór upoważnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych przez osobę wyznaczoną wewnątrz podmiotu prawnego.

Publikacja skierowana jest w szczególności do specjalistów ds. compliance (bez względu na nazwę stanowiska) oraz prawników wewnętrznych (tzw. prawników in-house), zarówno w podmiotach prywatnych, jak i publicznych.